○八戸圏域水道企業団事務取扱規程
昭和61年4月1日
八戸圏域水道企業団管理規程第4号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 事務の代決又は代行(第5条―第9条)
第3章 事務の専決(第10条―第23条)
第4章 事務の処理
第1節 通則(第24条―第32条)
第2節 文書等の受領、収受及び配布(第33条―第38条の2)
第3節 起案及び合議(第39条―第47条)
第4節 文書の整理(第48条・第49条)
第5節 文書等の発送(第50条―第52条)
第6節 文書の編集及び保存(第53条―第63条)
第5章 事務の引継ぎ(第64条・第65条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、企業長の権限に属する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(事務処理の原則)
第2条 事務の取扱いに当たっては、正確、迅速、丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
2 前項の規定により決裁を得た事務は、速やかに執行されなければならない。
(一部改正〔平成2年管理規程2号・4年6号・5年3号・9年4号・14年4号・18年2号・19年3号・23年2号・25年7号・令和3年1号・5年8号〕)
(1) 専決 副企業長及び事務局長以下の職員が、企業長の権限に属する事務を企業長に代わって決裁することをいう。
(2) 代決 企業長又は専決権者が不在のとき、その者に代わって決裁することをいう。
(3) 不在 出張その他の理由による本庁舎内にいない状態又は会議等の業務により決裁することができない状態をいう。
(追加〔平成14年管理規程14号〕、一部改正〔平成25年管理規程7号・令和2年12号〕)
第2章 事務の代決又は代行
(企業長の事務の代決又は代行)
第5条 企業長が不在のとき、又は欠けたときは、副企業長がその事務を代決又は代行することができる。
2 企業長及び副企業長が不在のとき、又は欠けたときは、事務局長がその事務を代決又は代行することができる。
(一部改正〔平成5年管理規程3号・14年4号・14号・18年2号・19年3号・20年7号・21年2号・22年4号・25年7号〕)
(副企業長の専決事務の代決又は代行)
第6条 副企業長が不在のとき、又は欠けたときは、事務局長がその事務を代決又は代行することができる。
2 副企業長及び事務局長が不在のとき、又は欠けたときは、総務課の事務を担当する事務局次長がその事務を代行又は代決することができる。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(事務局長の専決事務の代決又は代行)
第7条 事務局長が不在のときは、八戸圏域水道企業団事務局次長の事務分担に関する規程(平成14年八戸圏域水道企業団管理規程第6号。以下「事務分担規程」という。)第2条各号に掲げる事務の区分に応じ、当該事務を担当する事務局次長がその事務を代決又は代行することができる。
2 事務局長及び当該事務を担当する事務局次長が不在のときは、他の事務局次長がその事務を代決又は代行することができる。この場合における他の事務局次長の代決又は代行の順序は、事務分担規程第2条各号の順に行うものとする。
(1) 技術に関する事務
第1位 配水課長
第2位 工務課長
第3位 給水装置課長
第4位 浄水課長
(2) その他の事務
第1位 総務課長
第2位 経営企画課長
第3位 管財出納課長
第4位 料金課長
(一部改正〔平成25年管理規程7号・30年3号〕)
2 課長及び課長補佐が不在のときは、当該課長があらかじめ指定するグループリーダーがその事務を代決又は代行することができる。
3 前項の場合において、当該課長があらかじめ指定するグループリーダーが不在のときは、当該課長があらかじめ指定する職員がその事務を代決又は代行することができる。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・令和5年8号〕)
2 企業長又は専決権者の事務を代決した者は、当該文書に「代決」又は「代」と朱記し、必要であると認められるときは、事後に企業長又は当該専決権者の後閲を受けなければならない。
(一部改正〔平成7年管理規程3号・14年14号・19年3号・25年7号〕)
第3章 事務の専決
(専決事務)
第10条 副企業長、事務局長及び課長の専決できる事務は、この章に定めるところによる。
(一部改正〔平成5年管理規程3号・7年3号・14年4号・14号・19年3号・25年7号〕)
(専決の制限)
第11条 専決事務であっても、次の各号のいずれかに該当するときは、当該専決事務について、企業長の決裁を得なければならない。
(1) 専決権者が、当該専決すべき事務について特に重要又は異例であると認めるとき。
(2) その他特に企業長が了承しておく必要があると認められるとき。
2 専決事務であっても、次の各号のいずれかに該当するときは、当該専決事務について、上司の決裁を得なければならない。
(1) 専決権者が、当該専決すべき事務について重要又は異例と認めるとき。
(2) 合議が調わないとき。
(3) 専決権者が、紛争又はその原因になると認めるとき。
(4) 専決権者が、先例になると認めるとき。
(5) 緊急を要する場合で、専決権者及びその代決権者が不在のとき。
(追加〔平成7年管理規程3号〕、一部改正〔平成14年管理規程14号・19年3号・25年7号〕)
(副企業長の専決事務)
第12条 副企業長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 重要な照会、回答及び報告をし、並びに法令等に基づく重要な届出、申請及び申告等をすること。
(2) 重要な事項の公示、公表等をすること。
(3) 管理規程、訓令等の制定又は改廃をすること。
(4) 決算を監査委員の審査に付すること。
(5) 業務状況説明書類の作成をすること。
(6) 広報等の発行をすること。
(7) 開発行為等に係る給水計画を決定すること。
(8) 収入の減免(明確な減免基準によるものに限る。)又は徴収の猶予を決定すること。
(9) 八戸圏域水道企業団給水条例(昭和61年八戸圏域水道企業団条例第18号。以下「給水条例」という。)第36条第1項ただし書各号の規定に基づく使用水量の認定をすること。
(10) 予定価格5,000万円未満の工事その他の請負(単価契約によるその他の請負は、当該単価に年間予定数量を乗じて得た額が当該額未満となるものをいう。以下同じ。)を決定すること。
(11) 予定価格1,500万円未満の不動産(土地については面積が2,500平方メートル未満のものに限る。)の買入れを決定すること。
(12) 予定価格1,500万円未満の動産の買入れ(単価契約による動産の買入れは、当該単価に買入れ予定数量を乗じて得た額が当該額未満となるものをいう。以下同じ。)及び動産の賃借を決定すること。
(13) 交際費の支出負担行為を決定すること。
(14) 5万円以上の報償費、食糧費及び会議費の支出負担行為を決定すること。
(15) 前5号に定めるものを除くほか、700万円未満の支出負担行為を決定すること。
(16) 予定価格200万円未満の不動産の売払いを決定すること。
(17) 前7号の事務に係る契約に関する事務を行うこと。
(18) 起債の許可申請その他の企業債に係る事務を行うこと。
(19) 業務委託に係る計画を決定すること。
(20) 各種契約に係る違約金の徴収又は減免をすること。
(21) 水道料金債権等の放棄及び不納欠損をすること。
(22) 期間1月以上の職員の研修を決定すること。
(23) 定例的な職員の昇格及び昇給を決定すること。
(24) 職員の公務災害に係る事務を行うこと。
(25) 職員の営利企業等の従事又は経営の許可を与えること。
(26) 職員の職務に専念する義務の免除の承認をすること。
(27) 臨時職員及び非常勤職員(定年前再任用短時間勤務職員を除く。)の任免及び勤務条件を決定すること。
(28) 事務局長に係る旅行の命令並びに事務局次長及び課長に係る宿泊を要する旅行の命令をすること。
(29) 事務局長に係る年次有給休暇、介護休暇、介護時間、病気休暇及び特別休暇並びに事務局次長及び課長に係る介護休暇及び介護時間並びに10日以上の病気休暇及び特別休暇を与えること。
(30) 事務局長に係る八戸圏域水道企業団企業職員の給与の種類及び基準に関する条例(昭和61年八戸圏域水道企業団条例第17号。以下「給与条例」という。)第12条第1号又は第2号に規定する勤務を確認すること。
(31) 工事等に伴う計画断水及び給水制限に関すること。
(32) 移設工事の補償費及び区画整理事業等の工事負担金の報告に関すること。
(33) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)に規定する審理員の指名及び弁明書の作成に関すること。
(一部改正〔平成5年管理規程3号・7年3号・9年4号・10年8号・14年4号・14号・15号・17年5号・18年2号・19年3号・23年10号・25年7号・27年6号・28年7号・18号・30年3号・令和3年1号・5年7号〕)
(事務局長の専決事務)
第13条 事務局長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 照会、回答及び報告をし、並びに法令等に基づく定例的な届出、申請及び申告等をすること。
(2) 法律又は条例等の定めるところにより、許可、免許、認可等の軽易な行政処分をすること。
(3) 公示、公表等をすること。
(4) 要綱等の制定又は改廃に関すること。
(5) 軽易又は定例的な通達に関すること。
(6) 基本計画、基本協定等に基づく施策を実施すること。
(7) 過年度分の収入の調定及び調定額の変更をすること。
(8) 1件50万円未満の収入の減免(明確な減免基準によるものに限る。)又は徴収の猶予を決定すること。
(9) 給水条例第36条第1項ただし書各号の規定に基づく使用水量の認定(認定による料金に相当する額の増減額が1件50万円未満のものに限る。)をすること。
(10) 予定価格3,000万円未満の工事その他の請負を決定すること。
(11) 予定価格1,000万円未満の不動産(土地については面積が1,500平方メートル未満のものに限る。)の買入れを決定すること。
(12) 予定価格1,000万円未満の動産の買入れ及び動産の賃借を決定すること。
(13) 5万円未満の報償費、食糧費及び会議費の支出負担行為を決定すること。
(14) 給与及び退職手当の支給並びに法定福利費に係る支出負担行為を決定すること。
(15) 企業債に係る元利償還金及び消費税及び地方消費税の納付に係る支出負担行為を決定すること。
(16) 前6号に定めるものを除くほか、500万円未満の支出負担行為(交際費並びに5万円以上の報償費、食糧費及び会議費に係るものを除く。)を決定すること。
(17)の2 企業長の権限及び副企業長の専決事務に係る一般競争入札の実施決定及び入札参加資格の有無の確認並びに工事希望型指名競争入札の実施決定及び入札参加申請結果の報告に関すること。
(18) 予算の配当及び流用を決定すること。
(18)の2 引当金の取崩しを決定すること。
(19) 物品の不用を決定すること。
(20) 物品の売払いを決定すること。
(21) 契約金額100万円以上の請負工事及び建設関連業務委託並びに契約金額500万円以上の業務委託及び物品に係る検査報告を受理すること。
(22) 行政財産の目的外使用許可及び普通財産の貸付の決定をすること。
(23) 受贈財産の受入れ及び評価額を決定すること。
(24) 影響戸数100戸未満の工事等に伴う計画断水及び給水制限に関すること。
(25) 3,000万円未満の移設工事の補償費及び区画整理事業等の工事負担金の報告に関すること。
(26) 配水設備及び給水装置等の寄附の受納に関すること。
(27) 福利厚生に係る事務を行うこと。
(28) 労働安全衛生に係る事務を行うこと。
(29) 事務局次長及び課長に係る宿泊を要しない旅行の命令並びに課長補佐以下の職員に係る宿泊を要する旅行の命令をすること。
(30) 事務局次長及び課長に係る年次有給休暇並びに10日未満の病気休暇及び特別休暇並びに課長補佐以下の職員に係る介護休暇、介護時間及び組合休暇並びに10日以上の病気休暇及び特別休暇を与えること。
(31) 職員の育児休業、育児短時間勤務及び部分休業に関する事務を行うこと。
(32) 事務局次長及び課長に係る給与条例第12条第1号又は第2号に規定する勤務を確認すること。
(33) 八戸圏域水道企業団情報公開条例(平成18年八戸圏域水道企業団条例第1号)の規定に基づく決定をすること。
(34) 八戸圏域水道企業団個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年八戸圏域水道企業団条例第2号)の規定に基づく決定をすること。
(35) 工事の成績評定を承認すること。
(36) 八戸圏域水道企業団給水条例施行規程(昭和61年八戸圏域水道企業団管理規程第26号。以下「施行規程」という。)第41条の規定に基づく加入金の減免をすること。
(37) 受水槽式集合住宅の各戸検針及び各戸徴収の適用の承認に関すること。
(追加〔平成5年管理規程3号〕、一部改正〔平成7年管理規程3号・9年4号・10年8号・14年4号・14号・15号・17年5号・19年3号・20年6号・21年3号・7号・23年10号・25年7号・26年7号・27年2号・6号・28年18号・29年4号・30年3号・令和3年1号・5年7号〕)
(課長の専決事務)
第14条 課長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 当該課(室を含む。以下同じ。)に属するグループの分掌事務及び所属職員の事務分担を決定すること。
(2) 所掌事務に係る軽易な照会、回答及び報告をし、並びに軽易な届出、申請及び申告等をすること。
(3) 所掌事務に係る軽易な事項の公示、公表等をすること。
(4) 収入の調定(過年度分を除く。)及び20万円未満の調定額の変更をすること。
(5) 1件20万円未満の収入の減免(明確な減免基準によるものに限る。)又は徴収の猶予を決定すること。
(6) 予定価格500万円未満の工事その他の請負を決定すること。
(7) 予定価格200万円未満の動産の買入れ及び動産の賃借を決定すること。
(8) 定例的な光熱水費、通信運搬費、使用料、賃借料及び動力費の支出負担行為(事務局長が指定したものに限る。)を決定すること。
(8)の2 預り金の支出負担行為を決定すること。
(9) 前4号に定めるものを除くほか、100万円未満の支出負担行為(報償費、交際費、食糧費及び会議費並びに給与及び退職手当の支給並びに法定福利費に係るものを除く。)を決定すること。
(10) 10万円未満の物品購入、修繕(次号に掲げる車両の修繕を除く。)、請負その他に係る契約に関する事務を行うこと。
(10)の2 20万円未満の車検又は法定点検に伴う車両の修繕(追加整備を含む。)に係る契約に関する事務を行うこと。
(11) 検査命令(交通事故に係る車両の修繕、契約金額100万円以上の請負工事及び建設関連業務委託に係る検査命令を除く。)をすること。
(12) 前号の検査命令に係る検査報告(契約金額500万円以上の業務委託及び物品に係る検査報告を除く。)を受理すること。
(13) 支出の命令(給与及び退職手当の支給、法定福利費、企業債に係る元利償還金、消費税及び地方消費税の納付、一時借入金及び当座貸越しに係るものを除く。)をすること。
(14) 工事等の精算額を決定すること。
(14)の2 所掌事務に係る引当金(特別修繕引当金及び修繕引当金を除く。)を計上すること。
(15) 所掌事務に係る物品の出納の命令をすること。
(16) 所掌事務に係る財産及び公の施設又は営造物の通常の管理をすること。
(17) 自動車損害賠償保障法(昭和30年法律第97号)第11条の規定に基づく責任保険契約を結ぶこと。
(18) 課長補佐以下の職員の宿泊を要しない旅行の命令をすること。
(19) 工事の監督職員及び検査立会人を命じ、現場代理人を承認すること。
(20) 職員の時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務の命令をすること。
(21) 課長補佐以下の職員に係る年次有給休暇並びに10日未満の病気休暇及び特別休暇を与えること。
(22) 課長補佐以下の職員に係る給与条例第12条第1号又は第2号に規定する勤務を確認すること。
(23) 影響戸数50戸未満の工事等に伴う計画断水及び給水制限に関すること。
(24) 500万円未満の移設工事の補償費及び区画整理事業等の工事負担金の報告に関すること。
(25) 所掌事務に係る不動産の登記を行うこと。
(26) 所掌事務に係る道路の占用及び使用の許可の申請に関すること。
(一部改正〔平成元年管理規程2号・4年6号・5年3号・9年4号・10年8号・14年4号・14号・17年5号・19年3号・21年3号・23年10号・25年7号・26年7号・27年6号・29年4号・30年3号・令和2年6号・3年1号・5年7号〕)
(総務課長の専決事務)
第15条 総務課長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第287条の4の規定に基づく八戸圏域水道企業団議会の議決すべき事件について構成市町の長に対し通知及び議決結果の報告をすること。
(2) 八戸圏域水道企業団企業職員の給与に関する規程(昭和61年八戸圏域水道企業団管理規程第17号。以下「給与規程」という。)第10条の規定に基づく扶養親族の認定をすること。
(3) 給与規程第16条の規定に基づく住居手当の支給に関する確認及び決定をすること。
(4) 給与規程第24条に規定する通勤届の確認及び決定をすること。
(5) 給与規程第38条の規定に基づく寒冷地手当の支給に関する世帯主の認定をすること。
(5)の2 給与規程第46条の8及び第46条の10の規定に基づく単身赴任手当の支給に関する確認及び決定をすること。
(6) 地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第144条の31の規定に基づく組合員に関する報告その他組合の業務の執行に必要な事務を行うこと。
(7) 雇用保険法(昭和49年法律第116号)第7条の規定に基づく雇用保険の被保険者の資格に関する事項の届出をすること。
(8) 障害者の雇用の促進等に関する法律(昭和35年法律第123号)第39条の規定に基づく通報をすること。
(9) 児童手当法(昭和46年法律第73号)第7条から第14条まで、第20条及び第26条から第28条までの規定に基づく職員の児童手当に関する事務を行うこと。
(10) 給与及び退職手当の支給並びに法定福利費に係る支出の命令をすること。
(11) 交通事故に係る車両の修繕の検査命令をすること。
(12) 前号の検査命令に係る検査報告を受理すること。
(13) ボトルドウォーターの管理に関すること。
(一部改正〔平成元年管理規程2号・5年3号・7年3号・9年4号・10年8号・14年14号・18年2号・19年3号・23年10号・24年3号・25年7号・27年2号・11号・29年4号・30年3号・令和3年1号〕)
(危機管理監の専決事務)
第15条の2 危機管理監は、八戸圏域水道企業団分課規程(昭和61年八戸圏域水道企業団管理規程第2号)別表総務課の項中第32号から第35号までの事務に係る職員の時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務並びに職員の宿泊を要しない旅行の命令を専決することができる。
(追加〔平成29年管理規程2号〕)
(経営企画課長の専決事務)
第16条 経営企画課長は、企業債に係る元利償還金及び消費税及び地方消費税の納付に係る支出の命令を専決することができる。
(追加〔平成25年管理規程7号〕)
第17条 削除
(〔平成29年管理規程2号〕)
(管財出納課長の専決事務)
第18条 管財出納課長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 資金前渡取扱者の承認をすること。
(2) 資金前渡、前金払及び概算払に係る経費の精算額を決定すること。
(3) 一時借入金又は当座貸越しに係る償還金及び利息の支出負担行為の決定及び支出の命令をすること。
(4) 不用決定をした予定価格50万円未満の物品の売払いを決定すること。
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成10年管理規程8号・14年14号・17年5号・19年3号・23年2号・25年7号・29年4号・令和3年1号〕)
(料金課長の専決事務)
第19条 料金課長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 給水条例第36条第1項ただし書各号の規定に基づく使用水量の認定(認定による料金に相当する額の増減額が1件20万円未満のものに限る。)をすること。
(2) 給水条例第46条の規定に基づく1件20万円未満の料金の減免(明確な減免基準によるものに限る。)又は徴収の猶予を決定すること。
(3) 給水条例第34条の2から第34条の4までの規定に基づく決定をすること。
(4) 前3号に定めるものを除くほか、料金に関する定例的な事項
(一部改正〔平成9年管理規程4号・10年4号・8号・23年10号・25年7号・令和3年1号〕)
(検査室長の専決事務)
第20条 検査室長は、契約金額100万円以上の請負工事及び建設関連業務委託に係る検査命令に係る事務を専決することができる。
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成19年管理規程3号・25年7号・26年7号〕)
(配水課長の専決事務)
第21条 配水課長は、予定価格500万円未満の工事用資材の売払いに関する事務(売却単価の決定に関する事務を除く。)を専決することができる。
(追加〔平成19年管理規程3号〕、一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(給水装置課長の専決事務)
第22条 給水装置課長は、次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 給水装置工事の申請を承認すること。
(2) 給水装置工事の検査報告を承認すること。
(3) 施行規程第41条の規定に基づく加入金の減免(1件20万円未満のものに限る。)をすること。
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成10年管理規程4号・14年4号・19年3号・25年7号・27年2号〕)
(復専決)
第23条 専決権者は、当該専決事務を能率的に処理する正当な理由がある場合に限り、あらかじめ上位の専決権者(事務局長の専決事務にあっては副企業長、課長の専決事務にあっては事務局長)の決裁を得て、当該職員に専決事務の一部を専決させることができる。
(一部改正〔平成7年管理規程3号・14年4号・19年3号・25年7号〕)
第4章 事務の処理
第1節 通則
(文書等の取扱いの原則)
第24条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、書籍、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、八戸圏域水道企業団(以下「企業団」という。)が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、広報、白書、新聞、雑誌その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 企業団の機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの
(2) 文書 文書等のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて電磁的記録媒体に記録されているものをいう。
(4) 電子署名 電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(追加〔平成27年管理規程2号〕、一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
(課長等の責務)
第25条 課長は、常に職員をして文書等の作成及び取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。
2 グループリーダーは、課長の命を受けて、そのグループにおける文書の処理状況を明らかにし、事務処理の推進に努めなければならない。
(追加〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成17年管理規程5号・19年3号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(総務課長の責務)
第26条 総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(追加〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成19年管理規程3号・25年7号〕)
(文書の種類)
第27条 文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。
(1) 一般文書 往復文書及び部内文書その他の文書で法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの
(2) 法規文書
ア 条例
イ 規則
ウ 管理規程
(3) 令達文書
ア 訓令 所属機関又は所属職員の全部又は一部に命令するもの
イ 指令 個人又は団体からの申請又は願出に対して許可又は認可等の行政処分を行うために発するもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの
(4) 公示文書
ア 告示
イ 公告
(追加〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成18年管理規程2号・25年7号・27年2号〕)
(文書取扱責任者)
第28条 各課に文書取扱責任者1人を置く。
2 前項の文書取扱責任者は、当該課長が指名した課長補佐をもって充てる。ただし、当該課長補佐が不在のときは、当該課長があらかじめ指名した職員がその職務を代理する。
3 文書取扱責任者は、課長の命を受けて、当該課の文書等に関する次に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 文書等の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書等の処理の促進に関すること。
(3) 文書等の整理に関すること。
(4) 完結した文書等の編集、整理及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書等の処理に関し必要な事項
(一部改正〔平成2年管理規程2号・4年6号・9年4号・19年3号・25年7号・27年2号・令和2年12号・5年8号〕)
(文書等の取扱いに必要な帳票等)
第29条 文書等の取扱いに必要な帳票等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書収発簿(別記第1号様式)
(2) 受領印(別記第2号様式)
(3) 特殊文書受領簿(別記第3号様式)
(4) 収受印(別記第4号様式)
(5) 郵便切手受払簿(別記第5号様式)
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(文書の収発記号及び番号)
第30条 文書収発簿に記入する文書には、収発記号、収発番号、日付その他必要事項を付けなければならない。ただし、軽易な文書又は常例的な文書については、収受番号の記載を省略し、又は発送番号に代えて「号外」の文字を使用することができる。
2 収発記号は、「八水」及び当該課長が総務課長と協議して定めた文字を用いるものとする。
3 収発番号は、事業年度及び前項の協議により定めた文字ごとの一連番号による。ただし、同一事件については、その事件が完結するまで同一の番号を用いるものとする。
(一部改正〔平成19年管理規程3号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
2 前項の番号は、暦年ごとの一連番号によるものとする。
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成17年管理規程5号・18年2号・19年3号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(議案番号)
第32条 議会議案には、議案番号簿(別記第8号様式)により番号を付さなければならない。
2 前項の番号は、暦年ごとの一連番号によるものとする。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号・令和2年12号〕)
第2節 文書等の受領、収受及び配布
(一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
2 前項の規定により、総務課において文書等を受領した場合には、当該文書等の余白に受領印を押さなければならない。
3 文書等が執務時間外に到着したときは、緊急を要すると認められるものを除き、次の執務時間開始後直ちに総務課の文書取扱責任者に引き継がなければならない。
(全部改正〔平成27年管理規程2号〕、一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
2 前項の規定により文書等を配布する場合において、2以上の課に関連する文書等は、その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において、当該課を定めがたいときは、総務課長の指示を受けなければならない。
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成14年管理規程4号・19年3号・19年31号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(特殊文書の取扱い)
第35条 文書取扱責任者は、前2条の規定により受領し、又は配布を受けた文書等に次に掲げるもの(以下「特殊文書」という。)があるときは、直ちに総務課の文書取扱責任者に配布し、又は返付しなければならない。
(1) 現金書留、配達証明等による文書
(2) 訴訟、不服申立て等到達の日時が権利の得喪に関わる文書
(3) 現金、有価証券又は金券を添付したもの
(4) その他特殊な取扱いを要する文書
2 総務課の文書取扱責任者は、特殊文書を受領したとき又は前項の規定により特殊文書の配布又は返付を受けたときは、特殊文書受領簿に必要な事項を記入した上で、当該文書の主管課長が指定する職員に直接配布し、その認印を受けなければならない。
(全部改正〔平成27年管理規程2号〕、一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
(1) 文書は、親展、秘扱い等の表示のあるものを除き、全て開封し、文書の余白に収受印を押し、文書収発簿に必要な事項を記入すること。ただし、軽易な文書及び常例的な文書は、この限りでない。
(2) 親展文書等は、閉封のまま、名宛人に直接配布すること。この場合において、名宛人は、配布を受けた文書が秘密に属しないときは、当該文書に封筒を添えて一般文書の手続により処理しなければならない。
(全部改正〔平成27年管理規程2号〕、一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
(電子文書の受信及び配信)
第36条の2 電子文書の収受処理は、通信回線を利用して行うことができるものとし、その方法は、次に定めるところによる。
(1) 受信した当該課に係る電子文書は、当該課の文書取扱責任者が指定した職員が、収受処理を行うものとする。
(2) 前号の場合において、受信した電子文書が当該課の主管でないと認められるときは、当該電子文書を主管課に配信しなければならない。
3 前2項に規定するもののほか、電子文書の受信及び配信について必要な事項は、企業長が別に定める。
(追加〔平成27年管理規程2号〕、一部改正〔令和2年管理規程12号〕)
(収受した文書等の処理)
第36条の3 文書取扱責任者は、文書等(親展文書等を除く。)を収受したときは、当該文書等を課長の査閲に供しなければならない。
2 課長は、前項の査閲をしたときは、その処理方針をグループリーダーに指示し、速やかに処理させなければならない。
(追加〔平成27年管理規程2号〕)
(主管でない配布文書等の取扱い)
第37条 文書取扱責任者は、受領した文書等又は配布を受けた文書等が当該課の主管でないと認められるときは、直ちに主管課に配布しなければならない。ただし、当該文書の主管課が不明であるときは、総務課の文書取扱責任者に配布又は返付しなければならない。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(配布文書の処理期限)
第38条 配布を受けた文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(追加〔平成27年管理規程2号〕)
第3節 起案及び合議
(起案)
第39条 文書の起案は、別に定める起案用紙を用い、次の各号に従って行わなければならない。
(1) 起案の理由、趣旨、方針等を明記すること。
(2) 必要に応じてその参考資料又は関係法規の抜粋等を添えること。
(3) 文章は、努めて平易簡明にし、訂正をした場合にはその箇所に認印を押すこと。
(一部改正〔平成18年管理規程2号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(重要な起案等)
第40条 重要な文書の起案は、起案文書の上欄余白に「重要」と朱記し、特に重要又は異例に属するものは、主管課長が持参して決裁を得なければならない。
2 人事又は秘密を要する文書の起案は、起案文書の上欄余白に「秘」と朱記し、主管課長が持参して決裁を得なければならない。
3 急を要する文書の起案は、当該起案文書の上欄余白に「至急」と朱記し、特に急を要するものは、主管課長が持参して決裁を得るものとする。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・25年7号・27年2号〕)
(1) 企業長の決裁を受けるもの 企業長
(2) 副企業長の専決を受けるもの 副企業長
(3) 事務局長の専決を受けるもの 事務局長
(4) 課長の専決を受けるもの 課長
(一部改正〔平成5年管理規程3号・14年4号・19年3号・25年7号・27年2号〕)
(回議等における不在職員の取扱い)
第42条 文書の処理に緊急を要する起案の回議又は合議において、当該起案用紙等の押印欄のうち押印を要する職員(専決権者を除く。)が不在のときは、当該不在職員の押印を省略することができる。
2 前項の場合において、専決権者又は合議を受けた課長は、必要があると認めたときは、当該不在職員の押印欄の上部に「後閲」と朱記し、事後に当該不在職員の後閲を受けさせなければならない。ただし、専決権者又は合議を受けた課長がその必要がないと認めたときは、当該不在職員の押印欄に「不在」と朱記し、後閲を省略させることができる。
(追加〔平成25年管理規程7号〕)
(帳票等による処理)
第43条 軽易又は常例的な文書は、帳票により処理し、又は当該文書の余白に必要事項を記入して処理することができる。
(1) 上司の指示により処理する必要のあるもの
(2) 当該文書等の処理について調査等のため日時を要するもの
(一部改正〔平成7年管理規程3号・25年7号・27年2号〕)
(合議)
第44条 起案の内容が他の課に関連する文書(以下「合議文書」という。)の場合においては、各課の分掌する事務の区分に従ってそれぞれ当該課と合議しなければならない。
2 合議は、起案課を最初とし、関係の深い課から順次行わなければならない。
3 合議文書について関係課の意見が異なる場合は、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。
4 合議文書の回議中原案を加除訂正した場合は、軽易なものを除いてこれに認印を押し、特に重要な事項を訂正したときは、欄外にその理由を記入して押印しなければならない。
5 合議文書は、直ちに処理し、調査等のため日時を要するときは、起案課に連絡しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(合議文書の処理後の供覧)
第45条 合議文書で特に緊急処理を要し、合議のいとまがないときは、上司の決裁を得て処理した後、当該合議文書を関係課に供覧しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(合議文書の再供覧の明示)
第46条 合議文書につき、合議を受けた課において再供覧を要するときは、当該文書にその旨を明示しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(変更又は廃止した原案の通知)
第47条 重要な合議文書で上司の命によりその原案を変更又は廃止したときは、起案者がその旨を合議先に通知しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
第4節 文書の整理
(文書の整理)
第48条 文書は、事件が全て完結するまで順次整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 課長及び文書取扱責任者は、常に事務処理の促進を図るよう未処理文書の整理に努めるものとする。
3 事件が完結したときは、当該文書に「完結」と朱記し、直ちに起案文書及び文書収発簿に完結年月日を記入しなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号・令和2年12号〕)
第49条 削除
(〔平成27年管理規程2号〕)
第5節 文書等の発送
(発信者名)
第50条 文書の発信は、企業長名を用いる。ただし、軽易な文書及び常例的な文書は、副企業長、事務局長名若しくは課長名又は課名を用いることができる。
(一部改正〔平成5年管理規程3号・14年4号・25年7号・27年2号〕)
(発送文書の公印及び割印)
第51条 発送文書には、全て公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認めるものは、これを省略することができる。
2 発送文書で特に重要なものは、割印を押さなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号・令和2年12号〕)
(電子署名)
第51条の2 電子文書を発信する場合において、当該電子文書の内容が前条に規定する押印すべきものに該当するときは、公印及び割印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 前項に規定するもののほか、電子署名に関し必要な事項は、企業長が別に定める。
(追加〔令和2年管理規程12号〕)
(発送の手続)
第52条 文書等を発送する場合は、各課において、起案用紙及び文書収発簿に必要事項を記入し、発送する文書等を、所定の時刻までに総務課に配布しなければならない。
2 総務課の文書取扱責任者は、次により発送の手続きをしなければならない。
(1) 発送文書は、郵便料金計器で処理すること。
(2) 前号の規定により処理した文書は、当該処理した日に発送すること。
3 一時に多量の文書等を発送しようとするときは、各課の文書取扱責任者は、発送予定日の3日前までに、その旨を総務課の文書取扱責任者に連絡しなければならない。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・19年31号・25年7号・27年2号〕)
第6節 文書の編集及び保存
(文書整理の原則)
第53条 文書は、この節の定めるところにより、完結した順に常時整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、常に閲覧又は非常災害に際しいつでも持出しができるように準備しておかなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(文書の編集方法及び期限)
第54条 文書は、別に定める文書分類表により保存年限別に分類し、次の各号により編集しなければならない。この場合において、文書分類又は保存年限等について疑義があるときは、課長は、総務課長と協議して定めなければならない。
(1) 当該年度又は年に完結した文書及び1年保存を要する文書は、各課においてファイリングキャビネット等に保管する。
(2) 前号に掲げる文書以外の文書は、各課において書庫又はファイリングキャビネット等に保存する。ただし、総務課長が各課において保存することが適当でないと認めるものについては、この限りでない。
2 文書の編集の方法は、次の各号により行わなければならない。
(1) 事業年度又は暦年ごとに完結した順序により編集すること。
(2) 1つの文書で2つ以上の分類に属するものは、最も関係の深い分類で編集し、また、付属図面等で編集に不便なものは、適宜結束し、紙袋等に入れて保存すること。この場合において、その旨を当該文書の索引表(別記第11号様式)等に記入すること。
(3) 当該年度又は年を超えて処理した文書でその文書が相互に関係があり、かつ、同一事件として編集することが適当なものに限り、当該文書のうちの長期間の保存年限とすること。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(保存年限及びその起算方法)
第55条 文書の保存年限は、法令その他別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 保存年限の起算は、文書の完結した翌年度又は翌年からとする。
(一部改正〔平成25年管理規程7号〕)
(文書の保存種別)
第56条 第1種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 議会の議案、会議録及び議決書類
(2) 条例、規則、管理規程その他の例規に関する原議書
(3) 企業団の沿革に関する書類及び企業団史の資料となる統計その他の重要な書類
(4) 給水計画書、原図、重要なる試験又は研究に関する報告書その他の書類
(5) 異議の申立て、審査請求、訴訟、和解、あっせん、調停及び仲裁に関する書類
(6) 上級官庁の指令、通達等で将来の参考となる重要な書類
(7) 財産の取得、管理及び処分に関する重要な書類
(8) 契約及び許可、認可等に関する重要な書類
(9) 企業債の借入れ及び償還に関する重要な書類
(10) 職員の任免及び賞罰に関する書類
(11) 退職手当及び退職年金等に関する書類
(12) 事務の引継ぎに関する重要な書類
(13) 重要な事業計画及びその実施に関する書類
(14) 官公庁あての文書で将来重要な例証又は参考となる書類
(15) その他永年保存の必要があると認められる重要な書類
2 第2種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 現金及び有価証券の出納に関する書類
(2) 陳情、請願等に関する書類
(3) 条例、規則、管理規程その他の法令により処分したものの重要な書類(前項第8号に該当するものを除く。)
(4) 備品の出納及び保管に関する書類
(5) その他10年間保存する必要があると認められる書類
3 第3種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 予算の執行に関する書類
(2) 水道法(昭和32年法律第177号)第20条第1項に規定する水質検査に関する書類
(3) 文書の収受発送に関する書類
(4) 物品(備品を除く。)の出納及び保管に関する書類
(5) その他5年間保存する必要があると認められる書類
4 第4種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 第1種、第2種及び第3種に属さない照会、回答、通知その他の往復に関する書類
(2) 各種の報告書、日誌及び諸届出に関する書類
(3) その他3年間保存する必要があると認められる書類
5 第5種に属する文書は、第1種から第4種までに属しない文書で、1年間保存する必要があると認められる書類とする。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
第57条 削除
(〔平成27年管理規程2号〕)
第58条 削除
(〔平成27年管理規程2号〕)
(文書の保存整理)
第59条 課長は、編集の終わった保存を要する文書(以下「保存文書」という。)を所定の分類別及び保存種別ごとに区分して書庫又はファイリングキャビネットに保存し、整理しておかなければならない。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・25年7号・27年2号〕)
(保存文書の閲覧等)
第60条 保存文書は、職員以外の者に閲覧又は借覧させないものとする。ただし、当該課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書を借覧した者は、これを他に転貸し、抜き取り、追補、訂正又は庁外に持ち出してはならない。ただし、当該課長の承認を得たときは、この限りでない。
3 前2項の規定は、各課長の管理する文書の閲覧等に準用する。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・25年7号・27年2号〕)
(保存文書の廃棄等)
第61条 保存文書で保存期間が経過したものは、総務課の起案により、当該文書の主管課長に合議の上、廃棄しなければならない。
2 課長は、保存中の文書であっても、保存の必要がないと認められるものについては、総務課長に合議の上、廃棄することができる。
3 保存期間の満了した文書であっても、保存の必要があると認められるものは、当該課長は、総務課長に連絡して保存の手続きをしなければならない。
4 保管してある文書の廃棄については、各課長が、保管(保存)文書等廃棄伺に記入し、総務課長に合議の上、廃棄しなければならない。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・20年6号・25年7号・27年2号・令和2年12号〕)
(入庫者の制限)
第62条 書庫には、職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(一部改正〔平成9年管理規程4号・19年3号・25年7号〕)
(本庁舎以外の書庫の保存)
第63条 本庁舎以外の書庫で保存する文書については、この節の規定に準じて行わなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
第5章 事務の引継ぎ
(事務の引継ぎ)
第64条 職員又は職員であった者は、休職、異動若しくは退職した場合又は組織が変更された場合においては、その日から7日以内に当該事務を企業長が指定する者に引き継がなければならない。
2 当該職員は、職員の死亡その他の理由により、前項の引継ぎを受けることができない場合においては、企業長が指定する者の指示によりこれを行わなければならない。
(一部改正〔平成25年管理規程7号・30年3号〕)
(事務引継書)
第65条 事務の引継ぎは、事務引継書により行い、企業長が指定する者にこれを届け出るものとする。ただし、軽易な事務を担当する職員の場合は、企業長が指定する者の承認を得て口頭によりこれを行うことができる。
2 事務引継書に記載する事項は、おおむね次のとおりとする。
(1) 担任事務の項目、経過、現況及び処理方針並びにこれに対する意見
(2) 引継ぎする書類及び帳簿の目録
(3) その他必要な事項
(一部改正〔平成25年管理規程7号・30年3号〕)
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和62年3月30日管理規程第5号)
この規程は、昭和62年4月1日から施行する。
附則(平成元年3月29日管理規程第2号)
この規程は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成2年3月30日管理規程第2号)
この規程は、平成2年4月1日から施行する。
附則(平成4年3月31日管理規程第6号)
この規程は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成5年3月30日管理規程第3号)
この規程は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成7年3月29日管理規程第3号)
この規程は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月31日管理規程第4号)
この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成10年2月27日管理規程第4号)
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成10年6月19日管理規程第8号)
この規程は、平成10年7月1日から施行する。
附則(平成14年3月29日管理規程第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年8月23日管理規程第14号)
この規程は、平成14年9月1日から施行する。
附則(平成14年9月27日管理規程第15号)
この規程は、平成14年10月1日から施行する。
附則(平成17年3月29日管理規程第5号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日管理規程第2号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。ただし、第22条の改正規定は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日管理規程第3号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日管理規程第31号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月27日管理規程第6号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(平成20年3月27日管理規程第7号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日管理規程第2号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日管理規程第3号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日管理規程第7号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日管理規程第4号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日管理規程第2号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成23年9月30日管理規程第10号)
この規程は、平成23年10月1日から施行する。
附則(平成24年3月28日管理規程第3号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月22日管理規程第7号)
この規程は、公表の日から施行し、平成25年度の事業年度から適用する。
附則(平成26年3月28日管理規程第7号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日管理規程第2号)
この規程は、公表の日から施行し、平成27年度の事業年度から適用する。
附則(平成27年3月31日管理規程第6号)抄
(施行期日等)
1 この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年12月28日管理規程第11号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成28年1月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日管理規程第7号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年12月27日管理規程第18号)抄
1 この規程は、平成29年1月1日から施行する。
附則(平成29年3月30日管理規程第2号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月30日管理規程第4号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月27日管理規程第3号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(令和2年3月26日管理規程第6号)
この規程は、公表の日から施行し、令和2年度の事業年度から適用する。
附則(令和2年8月11日管理規程第12号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(令和3年3月29日管理規程第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日管理規程第7号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年5月1日管理規程第8号)
この規程は、公表の日から施行する。
(全部改正〔平成7年管理規程3号〕、一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(追加〔平成27年管理規程2号〕)
(全部改正〔平成27年管理規程2号〕)
(全部改正〔平成9年管理規程4号〕、一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(一部改正〔平成7年管理規程3号・25年7号・27年2号〕)
(一部改正〔平成19年管理規程3号・25年7号・27年2号〕)
(追加〔平成19年管理規程3号〕、一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(全部改正〔平成30年管理規程3号〕)
(全部改正〔平成30年管理規程3号〕)
(一部改正〔平成25年管理規程7号・27年2号〕)
(全部改正〔平成30年管理規程3号〕)
