○八戸圏域水道企業団保有個人情報の取扱いに関する規程
平成27年12月28日
八戸圏域水道企業団管理規程第12号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 体制(第3条―第9条)
第3章 教育研修(第10条)
第4章 職員の責務(第11条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第12条―第17条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第18条―第28条)
第7章 サーバ室等の安全管理(第29条・第30条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第31条・第32条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第33条・第34条)
第10章 監査及び点検の実施(第35条―第37条)
第11章 その他(第38条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、八戸圏域水道企業団(以下「企業団」という。)の実施機関(八戸圏域水道企業団個人情報保護条例(平成18年八戸圏域水道企業団条例第2号。以下「条例」という。)第2条第4号に規定する実施機関をいう。以下同じ。)における保有個人情報の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の定義は、条例第2条各号の定めるところによる。
第2章 体制
(総括個人情報保護管理者)
第3条 企業団に総括個人情報保護管理者一人を置き、副企業長をもって充てる。
2 総括個人情報保護管理者は、企業団における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(総括個人情報保護副管理者)
第4条 企業団に総括個人情報保護副管理者一人を置き、事務局長をもって充てる。
2 総括個人情報保護副管理者は、総括個人情報保護管理者を補佐し、総括個人情報保護管理者が不在のときは、その職務を代理する。
(個人情報保護責任者)
第5条 企業団において保有個人情報を取り扱う部署に個人情報保護責任者一人を置き、当該所属長をもって充てる。
2 個人情報保護責任者は、当該部署における保有個人情報を適正に管理する任に当たる。
(個人情報保護副責任者)
第6条 企業団において保有個人情報を取り扱う部署に個人情報保護副責任者一人を置き、当該所属長を補佐する者をもって充てる。
2 個人情報保護副責任者は、個人情報保護責任者を補佐し、個人情報保護責任者が不在のときは、その職務を代理する。
(事務実施者)
第7条 個人情報保護責任者は、個人番号及び保有特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)に関する事務を実施する職員(以下「事務実施者」という。)並びにその役割を指定する。
(監査責任者)
第8条 企業団に監査責任者一人を置き、総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための会議)
第9条 企業団に保有個人情報の管理に係る事項について審議等を行うため、個人情報保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、総括個人情報保護管理者、総括個人情報保護副管理者及び個人情報保護責任者で構成する。
3 会長に総括個人情報保護管理者を、副会長に総括個人情報保護副管理者を充てる。
4 会長は、会議の会務を総括する。
5 副会長は、会長を補佐し、会長が不在のときはその職務を代理する。
6 前各項に定めるもののほか、会議に関する事項は会長が定める。
第3章 教育研修
(研修の実施)
第10条 総括個人情報保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の啓発等を目的として必要な教育研修を実施する。
2 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施する。
第4章 職員の責務
(保有個人情報の取扱い)
第11条 職員は、条例の趣旨に則り、関連する法令及びこの規程並びに総括個人情報保護管理者及び個人情報保護責任者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第12条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする(紙等に記録されている保有個人情報に接する行為を含む。以下同じ。)権限を有する者をその利用目的を達成するため、必要とされる最小限の職員に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第13条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、個人情報保護責任者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第14条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、個人情報保護責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第15条 職員は、個人情報保護責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、施錠等を行うなど厳重に管理しなければならない。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、個人情報保護責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の確認)
第17条 個人情報保護責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について確認しなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第22条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード又はICカード等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第19条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。
2 総括個人情報保護管理者は、必要に応じてアクセス記録を分析するものとする。
3 総括個人情報保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、必要な措置を講じなければならない。
(コンピュータウイルスによる漏えい等の防止)
第21条 総括個人情報保護管理者は、コンピュータウイルスによる保有個人情報の漏えい、滅失又はき損等の防止のため、コンピュータウイルスの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(暗号化)
第22条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第23条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第24条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第25条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第26条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。
(端末の盗難防止等)
第27条 総括個人情報保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、総括個人情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第28条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないようにしなければならない。
第7章 サーバ室等の安全管理
(入退室の管理)
第29条 総括個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹サーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い等の措置を講ずる。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じる。
2 総括個人情報保護管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講じる。
(サーバ室等の管理)
第30条 総括個人情報保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠するなどの措置を講じなければならない。
2 総括個人情報保護管理者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第31条 総括個人情報保護管理者は、条例第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき、他の実施機関、国、独立行政法人等、企業団以外の地方公共団体又は地方独立行政法人(以下この条において「他の実施機関等」という。)以外の者に保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わさなければならない。
2 総括個人情報保護管理者は、条例第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき他の実施機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講じることができる。
3 総括個人情報保護管理者は、条例第9条第2項第3号の規定に基づき他の実施機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講じることができる。
(業務の委託等)
第32条 実施機関は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないようにしなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持等の義務
(2) 再委託の制限又は条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第33条 保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する個人情報保護責任者(個人情報保護責任者が不在等により報告等が困難な場合には、個人情報保護副責任者。以下第3項までにおいて同じ。)に報告しなければならない。
2 個人情報保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
4 総括個人情報保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を企業長に速やかに報告しなければならない。
5 総括個人情報保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第34条 総括個人情報保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第35条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、必要に応じ監査を行い、その結果を総括個人情報保護管理者に報告する。
(点検)
第36条 個人情報保護責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括個人情報保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第37条 この規程等については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。
第11章 その他
(細則)
第38条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成28年1月1日から施行する。